Paola Santoro
Para apostillar un documento en Florida, debe estar emitido o notarizado en Florida: las actas se piden a la Oficina de Estadísticas Vitales y los documentos privados se notarizan ante un notario de Florida. Luego se envían al Departamento de Estado de Florida, única autoridad que emite la apostilla. En Notaria Latina, en Sunrise, gestionamos todo el trámite.
En resumen
- La única autoridad que emite apostillas en Florida es el Departamento de Estado de Florida (Division of Corporations).
- Solo apostilla documentos firmados por un notario de Florida o por un funcionario del estado o de sus condados.
- Las actas de nacimiento, defunción y matrimonio deben venir de la Oficina de Estadísticas Vitales del estado; las copias de los departamentos de salud de los condados no son aceptadas.
- Los documentos federales, como los antecedentes del FBI, se apostillan en el Departamento de Estado de EE.UU., no en Florida.
¿Qué es una apostilla?
La apostilla es una certificación que autentica la firma y el cargo del funcionario o notario que firmó un documento público, para que ese documento sea válido en los países miembros del Convenio de La Haya de 1961 sin necesidad de legalización consular. Conoce más en qué es la Apostilla de La Haya.
¿Quién emite la apostilla en Florida?
El Departamento de Estado de Florida, a través de su Division of Corporations, es la única autoridad competente para emitir apostillas en el estado. Una notaría no emite la apostilla, pero sí puede notarizar tu documento, revisarlo y gestionar todo el envío por ti.
¿Qué documentos se pueden apostillar en Florida?
| Documento | Qué necesitas antes de apostillarlo |
|---|---|
| Actas de nacimiento, defunción y matrimonio | Copia certificada de la Oficina de Estadísticas Vitales de Florida, firmada por el Registrador del Estado. Las copias de los departamentos de salud de los condados no son aceptadas. |
| Sentencias de divorcio, actas de matrimonio del condado y documentos judiciales | Copia certificada por el Clerk of Court del condado de Florida que los emitió. |
| Poderes, declaraciones juradas, permisos de viaje, cartas de invitación, fe de vida | Notarización ante un notario de Florida, con el certificado notarial redactado en inglés. |
| Diplomas y certificados de notas | Para escuelas y universidades públicas de Florida, la firma del registrador debe notarizarse en el momento de la emisión. No puedes imprimir y notarizar el documento tú mismo. |
| Títulos de vehículos | Copia certificada por el Departamento de Vehículos Motorizados de Florida. |
| Documentos privados (estados de cuenta, facturas, registros de vuelo) | Una copia certificada por un notario de Florida o una declaración jurada notarizada sobre el documento. |
| Documentos de empresas | Copias certificadas emitidas por el Departamento de Estado de Florida o documentos notarizados. |
Documentos que Florida no puede apostillar
- Documentos federales: los antecedentes penales del FBI y otros documentos de agencias federales se apostillan en el Departamento de Estado de EE.UU., en Washington D.C.
- Documentos de otros estados: se apostillan en el estado que los emitió.
- Documentos de otros países: se apostillan en el país de origen.
- Fotocopias de actas o registros públicos: un notario de Florida no puede certificar copias de registros vitales o públicos.
Cómo apostillar un documento en Florida paso a paso
- Identifica el tipo de documento y quién lo emitió: el estado, un condado, un notario o una agencia federal.
- Consigue la versión correcta: copia certificada de Estadísticas Vitales, copia certificada del Clerk of Court o documento notarizado por un notario de Florida.
- Revisa la notarización: el certificado notarial debe estar en inglés y completo, con el sello vigente del notario.
- Completa la solicitud de apostilla, indicando el país donde se usará el documento.
- Envía el documento al Departamento de Estado de Florida con la solicitud, el pago de la tarifa estatal y un sobre de retorno prepagado.
- Recibe tu documento apostillado. La apostilla se adjunta al documento; no la separes, porque se invalida.
Consejo para actas de Florida: al solicitar tu acta a la Oficina de Estadísticas Vitales, puedes pedirla con apostilla. En ese caso, Estadísticas Vitales envía el acta directamente al Departamento de Estado y te la devuelven apostillada, lo que te ahorra un envío.
¿Tu documento está en español?
Puedes notarizar en Florida un documento redactado en español, como un poder para tu país, pero el certificado notarial debe estar en inglés para que el Departamento de Estado lo acepte. Es un detalle que causa muchos rechazos.
¿Cuánto tarda la apostilla en Florida?
El tiempo de procesamiento varía según el volumen de trabajo del Departamento de Estado. A eso debes sumar el tiempo para conseguir el documento (por ejemplo, el acta de Estadísticas Vitales) y los envíos por correo. Florida emite apostillas en papel; por ahora no emite apostillas electrónicas, aunque el documento se haya notarizado en línea. Si tienes una fecha límite, pregunta por nuestro servicio de Apostillas Express.
Errores comunes que provocan rechazos
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Usar un acta del departamento de salud del condado | Pide la copia certificada a la Oficina de Estadísticas Vitales del estado. |
| Certificado notarial en español | El documento puede estar en español, pero el certificado del notario debe estar en inglés. |
| Enviar antecedentes del FBI a Florida | Son federales: se apostillan en el Departamento de Estado de EE.UU. |
| Imprimir y notarizar un diploma por cuenta propia | Solicita a tu escuela el documento con la firma del registrador notarizada. |
| Separar la apostilla del documento | No quites la grapa: la apostilla debe permanecer unida al documento. |
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En Notaria Latina contamos con más de 15 años de experiencia ayudando a la comunidad latina en Estados Unidos. En nuestra oficina de Sunrise notarizamos tus documentos con el certificado en inglés que exige el estado, revisamos tus actas y documentos antes del envío, gestionamos la apostilla ante el Departamento de Estado y, si lo necesitas, hacemos la traducción certificada.
Atendemos a clientes de Sunrise, Fort Lauderdale, Miami, Hollywood, Boca Raton, West Palm Beach y el resto de Florida, en persona o en línea.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Dónde se apostillan los documentos en Florida?
En el Departamento de Estado de Florida, Division of Corporations, que es la única autoridad que emite apostillas en el estado. Una notaría puede notarizar y gestionar el trámite por ti.
2. ¿Puedo apostillar en Florida mis antecedentes del FBI?
No. Son documentos federales y se apostillan en el Departamento de Estado de EE.UU.
3. ¿Sirve el acta de nacimiento que me dio el departamento de salud del condado?
No para la apostilla. Florida solo apostilla las actas emitidas por la Oficina de Estadísticas Vitales del estado y firmadas por el Registrador.
4. ¿Puedo apostillar un documento en español?
Sí, si está notarizado por un notario de Florida con el certificado notarial en inglés.
5. ¿Florida emite apostillas electrónicas?
Por ahora no. Las apostillas de Florida se emiten en papel, incluso para documentos notarizados en línea.
6. ¿Necesito llevar el documento original?
Sí. Se apostilla el documento original notarizado o la copia certificada emitida por la autoridad correspondiente, nunca una fotocopia simple.
